Navigation

«Изнанка» Форума Технологий Mail.Ru 2011: Хай-тек в event management

Закончился Форум технологий Mail.Ru Group 2011, и теперь самое время рассказать об «изнанке» самого мероприятия. Думаю, это может быть многим интересно и полезно. 

Поскольку аудитория этого блога состоит преимущественно из «айтишников», постараюсь в первую очередь рассказать об организации Форума с уклоном в технологии и подходы, близкие мне. 

Расскажу о следующих темах:

  • Все о посетителях: расчеты, статистика, рекомендации, выводы, как оценивалась явка, как боролись с очередями, конвертация трафика и т.д.
  • Все о видеотрансляции: ПО, оборудование, как удалось опубликовать первые видео меньше, чем через час после доклада, какие были проблемы, как решали и т.д.
  • Все о фотосъемке-онлайн: как работает система публикации фото в реальном времени.
  • Прием вопросов через Twitter/SMS/сайт
  • Cтенографирование в реальном времени: ПО, проблемы, решения.






ВСЕ О ПОСЕТИТЕЛЯХ



Что собирать при регистрации? При проектировании сайта следует хорошо продумать набор данных, собираемых на этапе регистрации, какие поля должны быть обязательными, в каком формате какие данные должны вводиться. Потом это менять будет поздно. В частности, кроме прямо вводимых данных нужно сохранять дату и время регистрации — это позволит оценивать темпы регистрации и конверсию. Адреса электронной почты, телефоны, а возможно, и компании с должностями, нужно приводить в порядок по ходу заполнения базы, максимально перекладывая это на автоматику. Например, порядка 90% нашей базы регистраций имеют корректные телефоны и е-майлы. Но есть еще один совет в тему.

Источники траффика. Очень рекомендую собирать источники трафика в регистрациях. Это можно сделать автоматически, раздавая на разные площадки немного разные адреса (скажем,techforum.mail.ru/?roem), а сам сайт настроить так, чтобы при заходе на него с этого адреса сохранялись referer и этот параметр в сессию, а при регистрации эти данные сохранялись вместе с введенными пользователем персональными данными. Вариант похуже — анализировать только Referer, адрес страницы, с которой был переход на сайт. 

Как оценить явку?. К нам на форум пришло более 700 человек из 1283 зарегистрированных. Вместимость Инфопространства — около 700 человек. Когда приходит больше, становится нечем дышать, а на обеде и в залах создается неприятная толкучка. Ну всем очевидно, чем плохо, когда перестраховываешься, и в итоге собирается пол-зала. Что делалось, чтобы попасть в нужную цифру? 

Есть три параметра:

  • конверсия приходящих на сайт в зарегистрированных (т.е. процент качества трафика);
  • конверсия зарегистрированных в приглашенных (т.е. процент качественных регистраций);
  • конверсия приглашенных в реально пришедших (т.е. процент фактической явки).


Накопив первые несколько сотен регистраций, можно попытаться оценить первые два параметра по промежуточным данным, и по ним спрогнозировать общее число регистраций к нужной дате в будущем. Сложность представляет последний параметр. По опросам для бесплатных мероприятий он составляет от 50% до 70% (по оценкам моих коллег, занимающихся подобными конференциями и по данным, оставшимся с прошлогоднего Форума). С таким разбросом оценок работать было, конечно, непросто. 

Было еще опасение, что накопленные регистрации «некачественные» и процент явки может по факту быть еще более низким. Этот риск нужно было снять в первую очередь. Для этого был придуман…

Телефонный опрос первой тысячи зарегистрированных. Обзвон занял всего пару часов. К концу дня мы получили следующие данные:



Обзвон через колл-центр дал, вроде бы, конкретные цифры. 77% — зарегистрированных были убеждены, что в следующую среду они найдут время и подъедут. Но все-таки это больше качественная характеристика базы. Потому что некоторые говорили лишь бы что-нибудь, чтобы оператор удовлетворенно попрощался, некоторые — действительно сомневались, но не делиться же сомнениями с колл-центром? В общем, мы получили ориентировку, убирающую одни вопросы и поднимающую другие. Например, эти данные заставили нас задуматься о ситуации, «а вдруг придет больше половины? Как они все поместятся? Как не допустить толкучку? Чтобы хватило всем обеда?». В итоге мы решили остановить регистрацию в пятницу на 1200 зарегистрированных и скорректировать раздатку и обед. 

Также мы получили точную оценку тех, кто точно не появится на конференции. Из них до нас дошел один человек. Но понимание количества отказавшихся позволило нам набрать еще почти сотню после окончания регистрации из числа новых желающих, а заодно и сэкономить на индивидуальной раздатке типа визиток и бейджей. 

Конвертация. Вернемся к трем параметрам конверсии, упомянутых выше. Для того, чтобы оценить, какой объем рекламы необходим, чтобы привлечь необходимое число зарегистрированных и закончить регистрацию в срок, необходимо понимание конверсии посетителей сайта в зарегистрированных, зарегистрированных в приглашенных и приглашенных — в фактически пришедших. 

У меня получились следующие цифры (причем они более-менее стабильны уже второй год):

  • Конвертация пришедших на сайт в зарегистрированные (в среднем) — 10%
  • Конвертация зарегистрированных в приглашенные — 95%
  • Конвертация приглашенных в реально пришедшие — 51%



Как видно, 51% отличается от 77%, которые дал телефонный опрос. И это вполне нормально, потому что те, кто там отказался, не придут практически точно, а те, кто согласился, придут лишь с какой-то вероятностью. У нас эта вероятность составила 66%. Были еще те, кто сомневался в телефонном обзвоне, придут или нет. Их явка составила 11%. 

Резонно задаться вопросом «Ведь не все придут на Форум с утра? Кто-то придет к обеду, кто-то к вечеру? И в итоге через Форум может пройти целая тысяча человек, не создавая давки!». Ответить на этот вопрос до мероприятия мы не могли, лишь предполагали. В следущем году будет проще. Почему?

Сколько придет с самого утра? Мы получили интересные цифры по тому, сколько людей приходят на бесплатное мероприятие утром, днем и во второй половине дня. Для этого я попросил регистраторов выделять пришедших на форум маркерами разных цветов. В 11 и 13 часов они организованно меняли цвет на другой. Проанализировав результаты, я получил такой расклад:



Конечно, было понятно, что основная масса придет с утра. Но тут уже полезна цифра — для расчета загрузки персонала «регистраторов». 

Как избежать длинных очередей на регистрации Для того, чтобы с утра не было «толкучки», нужно было равномерно распределить людей по столам регистраторов. Для этого я смоделировал варианты с 5,6,7,8,9,10 столами и количество бейджей на каждом из столов. Вот так выглядит статистика по «первым буквам»



Видно, что под К нужно вчетверо больше людей, чем под Т. Группировать буквы нужно по-порядку, а не как попало (редкий гость поймет регистрацию, где у первого стола собраны низкочастотные буквы). 

Для восьми «столов» выходит нечто следующее (по вертикали — к-во бейджей на стол):



Если увеличить на один стол, то все более-менее выравнивается:



Распределение получилось более-менее равномерным, за исключением одного стола, с которым сделать ничего нельзя — его окружают очень частотные буквы. 

Как улучшить деловые коммуникации между участниками Форума. Для каждого участника были напечатаны визитки, 10 штук. Казалось бы, идея лежит на поверхности: ведь люди приходят на семинары, выставки, конференции, чтобы общаться, и визитки здесь — самое удобное средство для обмена контактами. Системные администраторы, программисты, тестировщики зачастую не имеют их вообще. Пожалуй, самая полезная раздатка на Форуме.

Когда я продумывал и прорабатывал свою идею с визитками, типографии отказывались одна за другой. Кто-то позабавил меня дополнительной ценой «за еще одно поле на визитке». Кто-то брался верстать вручную все 1200 с лишним комплектов. В итоге, исполнитель был найден, хоть и подвел нас немного со сроками и мы сортировали эти визитки перед самым началом конференции. 

Технически подготовить макеты и отпечатать много разных индивидуальных комплектов маленьким тиражом несложно. Сделать подобное можно с помощью функции «Слияние» (merging). Она есть и в Microsoft Word, и в Corel Draw, и в InDesign, и во многих других системах подготовки документов. Работает она так: в макете проставляются поля, программе подсовывается таблица со значениями, и на выходе мы имеем многостраничный документ, с уже заполненными полями. Правда, эта функция не очень популярна, потому слабо поддерживается производителями DTP-софта, везде работает через пень-колоду. Но если немного разобраться, если понять, на каких объемах у программ не «сносит крышу», то выходят довольно достойные результаты. Благодаря нам, наша типография теперь это умеет. 

В процессе регистрации мы собирали данные по должностям и интересам. Это было нужно для того, чтобы понять, будет ли интересна та или иная тема нашей аудитории, а также для того, чтобы скорректировать рекламу для привлечения тех, кто нам был бы интересен в качестве слушателей, и которых на середине регистрации почему-то недоставало. В итоге мы получили вот такой расклад:



Под конец можно дать еще одну любопытную статистику. «Женская доля» посетителей нашего Форума была не меньше 13%. Это довольно высокий показатель для Форума, где в презентациях фигурирует код, а повсюду в залах — сленг системных администраторов и хардкорных программистов. 

Таким образом, по итогам конференции мы получили много данных, позволяющих в следующем году более точно прогнозировать явку и подбирать наиболее интересных докладчиков.

«Маленькая техническая деталь»

Как мы мы сделали авторизацию. Раз человек может зарегистрироваться, то должен быть способ для него изменить свои данные и/или отписаться от рассылок, отказаться от участия на Форуме вообще. Чтобы не городить авторизаций по логинам и паролям, явно избыточным здесь, для этой крайне редкой ситуации была сделана авторизация по е-майл: пользователю необходимо перейти по высланному «секретному» адресу из письма в почтовом ящике, время жизни этого адреса исчисляется всего десятками минут. Адрес ведет на форму редактирования, прочитать письмо может только владелец ящика. Воспользовались этим двое или трое. Такое решение оказалось очень удачным, поскольку не перегружало интерфейс и предоставляло необходимый сервис.

ФОТОСЪЕМКА



Выкладка фотографий в реальном времени. Так кратко звучит идея, которую удалось воплотить полноценно на Форуме технологий Mail.ru Group 2011. От съемки до момента, когда фотография попадает в сеть и на большой экран в холле проходили секунды. 

В реализации этой идеи нам очень помогли наши партнеры по видеотрансляции — компанияEspley

Система работала следующим образом: фотоаппарат сразу после съемки скидывал фотографию на локальный сервер, с него файл с фото сразу же уходил на технический FTP-сервер. Там же, на сервере, поднят Photofeed в формате RSS, который отражает все новые файлы из каталога Photos. Этим RSS пользуется как система отображения фотографий на большом экране, так и система аплоада файлов на сервис Фотки@Mail.ru. Последние две системы хранят локально копии фотографий, но уже в уменьшенном варианте. 

Конечно, от фотографа требуется по возможности не делать неудачных кадров, но, как мы видим из фотогалереи Форума, это легко удается сразу двум фотографам из Espley. 

На фото ниже, на «самсунге» отображается фотография, сделанная, как гласит подпись, «минуту назад». Слева от нее — край предыдущей фотографии. Как только поступит новая, эти ей тут же уступят место, сдвинувшись влево. А на фоне — видеотрансляция из первого зала.



Фотографии начали появляться сразу после начала форума, появлялись в среднем каждую минуту, за день мы получили около 700 фотографий. Сотни человек зашли на фотогалерею в течение дня. 

ВИДЕОТРАНСЛЯЦИЯ И ВИДЕОЗАПИСЬ



Меня всегда удивляло, почему видеозаписи мероприятия появляются на сайтах так поздно. Чаще всего, задержка с выкладкой презентаций и видео составляет от полутора недель (Highload++, презенатации) до трех-четырех недель (конференция Яндекса YaC, видео и презентации). Многие профильные мероприятия не выкладывают видео вообще (РИФ+КИБ, RIW). 

Хотелось научиться публиковать видео докладов в тот же день. Ведь очевидно же, посетить все доклады невозможно, а через три недели уже все про конференцию забывают, и публиковать что-либо в сети про мероприятие уже поздно. 

После серии встреч с самыми разными компаниями, мы остановили свой выбор на компанииESPLEY. Эта компания с самого начала очень грамотно подошла к вопросу, предложила нестандартные, но очень эффективные решения, и в итоге заслужила самых смелых рекомендаций с нашей стороны. Вдобавок мы нашли с ними еще два направления сотрудничества — стенографирование (см. дальше) и фотосъемку (см. выше). 

Что же в итоге у нас получилось? 

  • Четыре профессиональные HD-камеры снимали доклады с двух залов, заодно записывая их в высоком качестве на пленку;
  • Два ноутбука транслировали слайды презентации не только на большие экраны, но и на оборудование для трансляции видео в Интернет;
  • Два режиссера онлайн-трансляции сводили видео с камер и презентационных ноутбуков сигнала в два видеопотока, по одному на зал;
  • В итоге на сервер, раздающий видео в Интернет, уходило четыре потока — два с «живой» картинкой, и два — только со слайдами. Сайт позволял смотреть оба видео параллельно;
  • На большой экран в холле транслировалось видео из одного из залов.
  • После доклада видео автоматически преобразовывалось в нужный формат и копировалось на хранилище, используемое, в частности, стенографистами;
  • При появлении в хранилище нового видео, оно перебрасывалось в Мой Мир @ Mail.Ru, откуда через механизм встраивания переносилось на страницу доклада на официальный сайт. После конференции раздел «Видеотрансляция» сменился на раздел «Видеозаписи», где были собраны все видео и презентации на одной странице.



В качестве «раздающего» сервера использовалось ПО Wowza Media Server 3 (http://wowza.com). Сервер был установлен на площадке с каналом 2Гбит (хотя хватило бы и 200 мбит/с), 2 x Xeon E5520, 8Gb RAM. Настройка Wowza предельно проста, буквально «из коробки» он делает то, что нужно. После серии испытаний мы окончательно поверили в это решение, и в итоге оно отлично отработало. Были проблемы со звуком: когда одновременно включили все наше оборудование, оборудование синхронистов, оборудование площадки, появились тихие «паразитные» шумы, избавиться от которых полностью не смогли. Впрочем, не удивительно: «Инфопространство» просто «напичкано» электроникой — одних только точек доступа там больше сорока штук. Но в следующий раз проблему нужно побороть более тщательным тестированием и размещением оборудования. 

Через день мы сделали доступными видео, сконвертированные в формат для мобильных устройств. Можно скинуть на телефончик и смотреть/слушать в метро. 

В итоге, онлайн-трансляцию посмотрело не меньше 600 человек. 

«ЗАДАТЬ ВОПРОС»


У меня было предположение, что вопросы у слушающих доклад, возникают не столько в конце, сколько «по ходу» выступления. Кто-то записывает их в блокнотик, но в итоге возможность что-то спросить появляется только у трех-четырех счастливчиков. Многие вопросы хочется задать еще будучи на сайте, заранее. Для самих докладчиков это тоже выглядело удобным. Представлялось, что они будут смотреть на вопросы до выступления, и даже во время выступления.

Но как принимать вопросы из зала? Есть старый проверенный способ с записками. Он и анонимен, и прост. Но не «технологичен», хотелось что-то более интересное. В итоге я попробовал довольно «скользкую» идею принимать вопросы не только с сайта, но и с твиттера и смс. Мол, телефоны есть у всех, твиттер — чуть ли не у трети присутствующих. 

Система работала следующим образом: 

  • если сообщение послано в твиттер любым пользователем с хэш-тегами #ZAL1 или #ZAL2, то оно однозначно попадает в ленту вопросов. Причем доклад, к которому задан вопрос, выбирается по времени получения этого твита, а зная зал и время, мы точно знаем, что к какому выступлению был задан вопрос. Также в базе сохраняется ник твит-юзер, задавший вопрос.
  • если сообщение отправлялось на смс, то зал определялся из самого sms-сообщения: мы просили начинать его со слов ZAL1 / ZAL2 / ЗАЛ1 / ЗАЛ2. Сам доклад также опознавался по времени отправки сообщения.
  • если сообщение отправлялось с формы на сайте, то доклад выбирался самим задающим, но значением по умолчанию уже был выставлен текущий доклад.



В итоге со всех трех каналов, «sms» / «twitter» / «форма на сайте», все вопросы собирались в единый поток. На данный момент на все вопросы докладчики ответили, их ответы размещены на сайте.

Небольшой недоработкой с нашей стороны было то, что мы недостаточно хорошо «рекламировали» саму возможность задать вопрос иначе, как устно. Также для устных вопросов у нас был очень серьезный мотиватор в виде подарочного айпада, и вопросы поступали преимущественно из зала. Правда, надо признать, что из-за возможности получить приз, сессии вопрос-ответ после доклада были очень интересными и «живыми», и от этого выиграли не только те, кто ушел с подарками, но и все остальные. 

СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ ДОКЛАДОВ



Это была самая смелая и экспериментальная штука на конференции, о которой до сегодняшнего дня никто не слышал. Я давно «вынашивал» идею о транскрипте всех докладов в реальном времени, когда тексты на сайте появляются практически одновременно с видеотрансляцией. 

Конечно, распознавание голоса, тем более на наших темах, не вариант. Мы фокусировались на автоматизированном, а не автоматическом распознавании. 

Вот что хотелось сделать(и в конце концов — удалось): видеопоток разделяется на маленькие фрагменты, каждый из них передается отдельному стенографисту, стенографисты работают с фрагментами, редактор — с готовыми кусочками текстов. 

Было проведено несколько встреч с поставщиками подобных решений. К сожалению, в каждом из них нас что-то не устраивало: то техническое решение, то цена, то что-то еще. 

В итоге, меньше, чем за неделю до начала наш видео- и фотопартнер ESPLEY нашел в себе силы сделать нужный нам продукт буквально за несколько дней до конференции, а мы организовали со своей стороны «стенографистов». 

Вот скриншот одного из экранов. На нем расшифровка только началась, стенографисты еще не все подключились. Как показывает картинка, работают параллельно три стенографиста: первый уже расшифровал первые два фрагмента, второй — вторые два, третий — здесь он одновременно и редактор — расшифровывает пятый фрагмент. На расшифровку 1 минуты уходит от 2 до 3 минут. Поскольку поддерживается параллельная расшифровка, система легко «масштабируется».



Сейчас мы уже можем похвалиться тем, что получили, что называется, proof of concept — подтверждение, что данная технология и ПО в принципе может успешно принименяться на мероприятиях. Но реальной полноценной полномасштабной эксплуатации у нас еще не случилось. Результатом на сегодня является несколько расшифрованных докладов. Опубликовать в тот же день мы их не решились: нужно разбавить текст слайдами и фото, немного подредактировать. В ближайшее время мы покажем «первую ласточку». Если начинание будет поддержано аудиторией, «дожмем» и остальные доклады.

Алиев Рауф,
заместитель технического директора Mail.Ru Group